Laatst inhoudelijk bijgewerkt op 7 oktober 2026
Wat is technische documentatie?
Technische documentatie is het dossier waarin een fabrikant onderbouwt dat een product aan de toepasselijke eisen voldoet. Denk aan productbeschrijving, tekeningen, risicobeoordeling, testresultaten en informatie over gebruikte normen. Zo kan een toezichthouder controleren hoe de veiligheid en conformiteit zijn beoordeeld.
Voorbeeld: Voor een elektrische lamp kunnen het ontwerp, testrapporten en de EU-conformiteitsverklaring belangrijk zijn. De juiste bewaartermijn hangt af van de toepasselijke productwetgeving.
De hoofdregel is vaak tien jaar
Volgens de Blue Guide 2022 moet technische documentatie in beginsel tien jaar worden bewaard vanaf het op de markt brengen, tenzij de toepasselijke EU-harmonisatiewetgeving uitdrukkelijk een andere duur voorschrijft. Artikel 9 GPSR gebruikt voor de technische documentatie van consumentenproducten eveneens tien jaar.
De fiscale bewaartermijn van de administratie is geen vervanging voor deze productrechtelijke plicht. Beide regimes hebben een ander doel en kunnen naast elkaar gelden.
Wanneer begint de bewaartermijn?
De termijn begint wanneer het individuele product voor het eerst op de EU-markt beschikbaar wordt gesteld. Bij serieproductie telt de termijn daarom niet alleen vanaf de eerste introductie van het model. De Blue Guide koppelt de periode aan ieder afzonderlijk product dat door het dossier wordt gedekt.
Voorbeeld: product verkocht tot november 2030
Komt de laatste batch in november 2030 op de markt en geldt tien jaar, dan moet het bijbehorende dossier ten minste tot november 2040 beschikbaar blijven. Veranderde het ontwerp in 2028, bewaar dan zowel de oude als nieuwe dossier-versie en leg vast welke batches onder welke versie vallen.
Welke stukken horen in het bewaararchief?
Technische documentatie is meer dan één certificaat. Afhankelijk van product en regelgeving bewaar je onder meer:
- productbeschrijving, tekeningen, schema’s en specificaties;
- model-, batch- en serienummerstructuur;
- risicoanalyse en gekozen beheersmaatregelen;
- toegepaste verordeningen, richtlijnen en normen;
- berekeningen, testplannen, testrapporten en certificaten;
- EU-conformiteitsverklaring en informatie van aangemelde instanties;
- labels, verpakkingen, waarschuwingen en markeringen;
- handleidingen en relevante taalversies;
- kritieke onderdelen en leveranciersverklaringen;
- wijzigingen, klachten, incidenten en corrigerende maatregelen.
Gebruik de volledige checklist voor wat in een technisch dossier hoort en controleer de EU-conformiteitsverklaring.
Wie is verantwoordelijk voor het bewaren?
Fabrikant
De fabrikant stelt het dossier op en houdt het gedurende de wettelijke termijn beschikbaar. Uitbesteden van ontwerp, productie of tests verandert die verantwoordelijkheid niet. Bij verkoop onder eigen merk kan de webshop zelf fabrikant worden; lees wanneer private label fabrikantverplichtingen oplevert.
Importeur
Bij veel CE-regels bewaart de importeur minimaal een kopie van de EU-conformiteitsverklaring en zorgt hij dat het volledige dossier op verzoek beschikbaar komt. Onder de GPSR controleert de importeur vóór marktintroductie of de fabrikant de vereiste documentatie heeft opgesteld.
Een belofte dat de leverancier later documenten zal opsturen is kwetsbaar. Leg toegang contractueel vast en test of het dossier werkelijk beschikbaar is. Zie ook de verplichtingen van importeurs.
Distributeur en webshop
Een gewone distributeur hoeft meestal niet het volledige dossier te bewaren, maar moet zorgvuldig handelen, traceerbaarheidsinformatie behouden en met toezichthouders meewerken. Vervult dezelfde onderneming ook de rol van fabrikant of importeur, dan gelden die zwaardere plichten.
GPSR: tien jaar dossier en zes jaar keteninformatie
De GPSR bevat twee termijnen die vaak worden verward. De fabrikant bewaart technische documentatie tien jaar. Daarnaast moeten marktdeelnemers volgens artikel 18 gedurende zes jaar kunnen aangeven van wie zij producten ontvingen en aan wie zij producten leverden.
Inkoop- en verkoopgegevens vervangen dus geen risicoanalyses of testrapporten. Verbind beide archieven via product-, model- en batchnummers.
Afwijkende productspecifieke termijnen
Ga niet uit van “CE is altijd tien jaar”. Productspecifieke wetgeving kan afwijken. De EU-verordening voor bepaalde bemestingsproducten gebruikt bijvoorbeeld vijf jaar. Eén product kan bovendien onder meerdere regels vallen.
Maak daarom per product een wettelijke matrix en hanteer voor het gezamenlijke dossier praktisch de langste toepasselijke termijn, tenzij een wet afzonderlijke eisen stelt. Controleer ook overgangsrecht wanneer regels tijdens de verkoopperiode wijzigen.
Productwijzigingen en versiebeheer
Een wijziging van materiaal, leverancier, firmware, norm, label of waarschuwing kan een nieuwe dossier-versie vereisen. Overschrijf de oude versie niet. Bewaar:
- oude en nieuwe versies met datum en nummer;
- reden en risicobeoordeling van de wijziging;
- betrokken batches of serienummers;
- nieuwe tests of de onderbouwing waarom hertesten niet nodig was;
- bijgewerkte verklaring, labels en handleiding;
- de interne vrijgave.
Mag je het dossier alleen digitaal bewaren?
Digitale opslag is geschikt zolang bestanden authentiek, volledig, leesbaar, beveiligd en snel beschikbaar zijn. De verantwoordelijke marktdeelnemer moet de informatie na een gemotiveerd verzoek aan de bevoegde autoriteit kunnen leveren.
Gebruik toegangsbeheer, back-ups en exportmogelijkheden. Alleen een link naar een leveranciersportal is onvoldoende robuust wanneer het account na beëindiging van de samenwerking kan verdwijnen.
Praktische archiefprocedure
- Geef elke productfamilie een uniek dossiernummer.
- Koppel modellen en batches aan een dossier-versie.
- Leg toepasselijke wetgeving en bewaartermijn vast.
- Registreer de eerste en laatste marktintroductiedatum.
- Bewaar originele rapporten, verklaringen en vertalingen.
- Gebruik gecontroleerde definitieve versies en een wijzigingslog.
- Maak minimaal één onafhankelijke back-up.
- Test jaarlijks of dossiers vindbaar en exporteerbaar zijn.
- Regel overdracht bij overname of bedrijfsbeëindiging.
- Verwijder pas na controle van alle toepasselijke termijnen.
Veelgemaakte fouten
- de fiscale termijn als productrechtelijke termijn gebruiken;
- tien jaar tellen vanaf de eerste modelintroductie;
- alleen de conformiteitsverklaring en niet het dossier bewaren;
- oude dossier-versies overschrijven;
- geen koppeling tussen dossier en batch vastleggen;
- vertrouwen op tijdelijke leveranciersportals;
- afwijkende productspecifieke termijnen vergeten;
- de zesjarige GPSR-ketenadministratie verwarren met het tienjarige dossier;
- geen regeling treffen bij overname of bedrijfsbeëindiging.
FAQ
Moet technische documentatie altijd tien jaar worden bewaard?
Nee. GPSR en veel CE-wetgeving hanteren tien jaar, maar de specifieke productwet kan een andere termijn voorschrijven.
Vanaf welke datum begint de tien jaar?
Vanaf het moment waarop het betreffende product op de markt komt. Bij serieproductie moet je dus rekening houden met de laatste batch die door het dossier wordt gedekt.
Moet een importeur het volledige dossier zelf opslaan?
Vaak bewaart de importeur een kopie van de EU-conformiteitsverklaring en zorgt hij dat het technische dossier op verzoek beschikbaar is. Zelf veilig opslaan is doorgaans de betrouwbaarste werkwijze.
Is zeven jaar bewaren voor de Belastingdienst voldoende?
Nee. Fiscale en productrechtelijke bewaarplichten zijn verschillend. Voor productdocumentatie geldt vaak tien jaar.
Mag ik oude dossierstukken verwijderen na een productwijziging?
Niet zolang producten waarop die versie betrekking heeft binnen de wettelijke bewaartermijn vallen. Bewaar oude en nieuwe versies met batch- en datumkoppeling.
Officiële bronnen
Dit artikel is gecontroleerd op 29 augustus 2026 aan de hand van de geconsolideerde Algemene Productveiligheidsverordening (EU) 2023/988, met name artikelen 9 en 18, de officiële Blue Guide 2022, de Europese uitleg over algemene productcompliance en als voorbeeld van een afwijkende termijn Verordening (EU) 2019/1009 voor bemestingsproducten.