Product compliance: welke productregels, documenten en registraties moet je regelen?

Laatst inhoudelijk bijgewerkt op 30 september 2026

Kort antwoord: product compliance betekent dat je kunt aantonen dat een product, de documentatie, de verpakking, het label, het online aanbod en je processen voldoen aan alle regels die voor dat product, jouw ketenrol en elk verkoopland gelden. Productveiligheid is daarvan een belangrijk onderdeel, maar niet het hele verhaal. Ook bijvoorbeeld CE-verplichtingen, stoffenrestricties, taalvereisten, producentenregistraties en controles na verkoop kunnen nodig zijn.

Er bestaat geen universeel product-compliancecertificaat dat alle verplichtingen afdekt. Een betrouwbare aanpak begint daarom met een onderbouwde eisenlijst per product en eindigt met een dossier waarin elk vereiste aan bewijs, een eigenaar en een controle is gekoppeld. Voor webshops, importeurs en producenten voorkomt die aanpak dat een product met een mooi testrapport alsnog strandt op een ontbrekend label, verkeerde rolverdeling of niet-geregistreerde afvalstroom.

Wat is product compliance?

Product compliance — in officiële EU-informatie vaak productconformiteit genoemd — is het voldoen aan de wettelijke en andere bindende voorwaarden voor het op de markt brengen en aanbieden van een product. Volgens Your Europe moet een product vóór verkoop voldoen aan de regels die gelden in de EU en in het land waar je het aanbiedt. Die regels spelen in elke fase: ontwerp, productie, import, distributie, online verkoop en nazorg.

Het onderwerp is breder dan alleen productveiligheid. Veiligheid draait vooral om het voorkomen en beheersen van risico’s voor gebruikers. Compliance omvat daarnaast markttoegang en bewijs: mag je CE-markering gebruiken, welke technische documentatie is nodig, welke bedrijfsgegevens moeten op product of verpakking staan, moet je je registreren voor batterijen of elektronica, welke informatie moet vóór aankoop online zichtbaar zijn en hoe borg je wijzigingen en klachten?

De zeven onderdelen van een compleet compliancebeeld

1. Productscope en bedoeld gebruik

Leg eerst exact vast welk product je beoordeelt. Noteer model, varianten, materialen, onderdelen, functies, software, energiebron, accessoires, doelgroep, bedoeld gebruik, redelijkerwijs voorzienbaar verkeerd gebruik en verkooplanden. Een wijziging in vermogen, radiofunctie, materiaal, doelgroep of merknaam kan de toepasselijke regels en je juridische rol veranderen.

Werk met een vaste product-ID en versie. Een rapport voor een vergelijkbaar fabrieksmodel is niet automatisch bewijs voor jouw uitvoering. Controleer of foto’s, stuklijst, firmwareversie, verpakking en modelnummer in dossier en productie met elkaar overeenkomen.

2. Toepasselijke EU- en nationale productregels

Bepaal vervolgens alle lagen van de regelgeving. Begin bij productspecifieke EU-wetgeving, zoals regels voor speelgoed, elektrische apparatuur, radioapparatuur, machines, persoonlijke beschermingsmiddelen, batterijen of cosmetica. Vul die aan met horizontale kaders zoals de GPSR, markttoezicht en chemische beperkingen. Controleer daarna nationale taal-, registratie-, afval- en verkoopverplichtingen in ieder land waar je levert.

CE-markering is alleen verplicht als specifieke Europese harmonisatiewetgeving dat voor de productgroep voorschrijft. Voor andere producten mag je geen CE-logo aanbrengen. Eén product kan bovendien onder meerdere CE-kaders én aanvullende niet-CE-regels vallen. Gebruik daarom niet de vraag “heeft dit CE?” als eindpunt, maar lees eerst wanneer CE-markering verplicht is en maak daarna de volledige eisenlijst.

3. Jouw feitelijke rol in de keten

Verplichtingen hangen af van de rol die je feitelijk vervult. Een fabrikant ontwerpt of laat een product maken en brengt het onder eigen naam of merk op de markt. Een importeur brengt een product van buiten de EU voor het eerst op de EU-markt. Een distributeur verkoopt een product dat al in de EU-keten is gebracht. Bij private label kun je fabrikant worden, ook wanneer een externe fabriek alles produceert.

Dezelfde onderneming kan per productstroom een andere rol hebben. Een webshop kan distributeur zijn voor een Nederlands merk, importeur voor directe inkoop buiten de EU en fabrikant voor het eigen merk. Leg de rol daarom per SKU en leverancier vast; een algemene kwalificatie voor het hele bedrijf is meestal te grof.

4. Ontwerp-, veiligheids- en conformiteitsbewijs

De eisenlijst bepaalt welk bewijs nodig is. Dat kan bestaan uit een risicoanalyse, tekeningen, materiaalspecificaties, stuklijsten, berekeningen, normbeoordelingen, testrapporten, kwaliteitscontroles en een conformiteitsbeoordeling. Soms mag de fabrikant zelf beoordelen; bij bepaalde productregimes en risicoklassen moet een bevoegde notified body worden betrokken.

Een testcertificaat is nooit los van scope en productidentiteit te beoordelen. Controleer laboratorium, gebruikte normversie, datum, monstermodel, afwijkingen en bijlagen. Leg ook uit hoe seriematige productie gelijk blijft aan het geteste monster. In het artikel over het technisch dossier staat welke bewijsstukken je praktisch bij elkaar brengt.

5. Verklaringen, labels, instructies en online informatie

Wanneer CE-wetgeving geldt, stelt de fabrikant doorgaans een EU-conformiteitsverklaring op. Die verklaring moet de relevante wetgeving en normen correct noemen en door de verantwoordelijke partij worden ondertekend. Een Declaration of Conformity van de leverancier is alleen bruikbaar als die voor het juiste product, de juiste partij en alle toepasselijke kaders is opgesteld. Bekijk de vereisten voor een EU-conformiteitsverklaring.

Controleer daarnaast productidentificatie, gegevens van fabrikant en importeur, eventuele EU-verantwoordelijke marktdeelnemer, keur- of conformiteitsmarkeringen, waarschuwingen, recyclingmarkeringen, energie-informatie en gebruiksaanwijzing. Taalvereisten volgen uit de toepasselijke regels en het land waar je verkoopt. Gebruik een artworkcontrole met de checklist voor verplichte informatie op het productlabel.

Bij online verkoop moet bepaalde informatie al vóór de aankoop duidelijk zichtbaar zijn. Denk bij consumentenproducten aan productidentificatie, gegevens van fabrikant en — indien van toepassing — de EU-verantwoordelijke persoon, plus waarschuwingen en veiligheidsinformatie. Een foto die dit toevallig leesbaar toont is kwetsbaar; zet verplichte gegevens in gestructureerde productvelden en controleer de GPSR-informatie op de online productpagina.

6. Registraties, rapportages en producentenverantwoordelijkheid

Product compliance stopt niet bij het fysieke product. Voor elektrische apparatuur, batterijen, verpakkingen en andere stromen kunnen per land producentenregistraties, rapportages, financieringsbijdragen en innameverplichtingen gelden. Wie als ‘producent’ geldt, wordt per regeling bepaald en kan een importeur, private-labelverkoper of buitenlandse afstandsverkoper zijn.

Maak daarom per verkoopland een registratiematrix met regeling, verantwoordelijke rechtspersoon, registratienummer, rapportagefrequentie en bewijs. Een correct WEEE-symbool op een apparaat vervangt bijvoorbeeld geen producentenregistratie; andersom maakt een registratienummer een fout productlabel niet in orde.

7. Beheer na marktintroductie

Compliance is geen eenmalig project. Bewaak klachten, defecten, retourredenen, incidenten, Safety Gate-meldingen, wetswijzigingen, nieuwe normversies en wijzigingen bij leveranciers. Definieer vooraf wanneer je een product blokkeert, opnieuw test, documentatie bijwerkt, autoriteiten informeert of een terugroepactie start.

Gebruik wijzigingsbeheer: geen nieuwe component, fabriek, verpakking, firmware, handleiding of verkoopmarkt zonder beoordeling van de compliance-impact. Zo voorkom je dat bewijs van versie 1 stilzwijgend voor een afwijkende versie 2 wordt gebruikt.

Welke documenten horen bij product compliance?

De exacte set verschilt per product. Een praktisch compliancedossier bevat in ieder geval zoveel van de onderstaande onderdelen als volgens de eisenlijst nodig is:

• productdefinitie: modellen, varianten, foto’s, functies, materialen, doelgroep en verkooplanden;
• toepasselijkheidsmatrix: regelgeving, normen, nationale eisen en een onderbouwing per regel;
• rol- en ketenoverzicht: fabrikant, importeur, distributeur, gemachtigde, fulfilmentpartij en leveranciers;
• risico- en ontwerpdocumenten: risicoanalyse, tekeningen, stuklijst, berekeningen en beheersmaatregelen;
• test- en beoordelingsbewijs: rapporten, certificaten waar relevant, inspecties en productiemaatregelen;
• verklaringen: bijvoorbeeld de EU-conformiteitsverklaring wanneer die verplicht is;
• artwork en gebruikersinformatie: labels, verpakking, instructies, waarschuwingen en vertalingen;
• online vrijgave: gecontroleerde productpagina met verplichte informatie;
• registraties: producentennummers, aangiften en bewijs per land en productstroom;
• nazorg: klachtenregister, incidenten, corrigerende maatregelen en wijzigingslog.

Koppel ieder document aan product-ID, versie, datum, eigenaar en bewaartermijn. Voor veel CE-producten geldt als praktische hoofdregel dat technische documentatie en de EU-conformiteitsverklaring tien jaar na het in de handel brengen beschikbaar moeten blijven, maar productspecifieke regels kunnen afwijken. Controleer altijd het toepasselijke wettelijke kader.

Een werkbare product-complianceprocedure in tien stappen

1. Maak een productfiche voor exact het model en alle relevante varianten.
2. Bepaal bedoeld gebruik, doelgroep, functies, materialen, onderdelen en verkooplanden.
3. Stel per SKU vast welke ketenrol jouw onderneming vervult.
4. Maak een eisenlijst van EU-regels, nationale regels, normen en contractuele marktplaatseisen.
5. Koppel ieder vereiste aan concreet bewijs en een interne eigenaar.
6. Controleer risicoanalyse, technische documentatie, rapporten en verklaringen op productmatch.
7. Controleer product, verpakking, markeringen, waarschuwingen, instructies en talen.
8. Controleer online productinformatie en blokkeer publicatie zolang verplichte velden ontbreken.
9. Rond registraties en rapportageprocessen per verkoopland af.
10. Leg de vrijgave vast en activeer monitoring, wijzigingsbeheer en een escalatieprocedure.

Maak de vrijgave een formeel besluit: product-ID, versie, datum, beoordelaar, open punten en links naar bewijs. Een checklist zonder bewijslink laat vooral zien dat iemand een vakje heeft aangevinkt; een vrijgavedossier laat zien waarom verkoop verantwoord was.

Drie voorbeelden: dezelfde aanpak, andere verplichtingen

Slimme lamp met app

Bij een slimme lamp spelen niet alleen elektrische veiligheid en mogelijk CE-regels. Ook elektromagnetische compatibiliteit, radiofuncties, RoHS-stoffenbeperkingen, WEEE, verpakking, energie-eisen, cybersecurity-eisen voor radioapparatuur, GPSR-aspecten en online informatie kunnen relevant zijn. De importeur controleert bovendien of fabrikant, documentatie en markeringen kloppen vóór het product wordt aangeboden.

Houten speelgoed onder eigen merk

Een webshop die speelgoed onder eigen merk laat maken, is doorgaans fabrikant. Dan moet zij de toepasselijke speelgoedregels identificeren, risico’s beoordelen, het juiste beoordelingsproces uitvoeren, technische documentatie en een EU-conformiteitsverklaring opstellen, CE-markering en traceerbaarheid regelen en waarschuwingen in de juiste taal tonen. Leveranciersrapporten kunnen bewijs leveren, maar nemen de fabrikantenverantwoordelijkheid niet over.

Keukenartikel zonder CE

Voor veel eenvoudige keukenartikelen is CE-markering niet van toepassing. Dat betekent niet dat het product regelvrij is. Afhankelijk van materiaal en gebruik kunnen algemene productveiligheid, REACH, voedselcontactregels, etikettering, traceerbaarheid en verpakkingsverplichtingen gelden. Een vrijwillig ‘CE certificate’ zou hier geen oplossing zijn en kan zelfs misleidend zijn.

Veelgemaakte fouten

• starten met een aangeleverd certificaat in plaats van met de productscope en toepasselijke regels;
• aannemen dat CE alle producteisen, afvalregistraties en online informatie afdekt;
• een testrapport gebruiken voor een ander model, materiaal, vermogen of productieversie;
• de contractuele rol volgen terwijl de feitelijke situatie jou fabrikant of importeur maakt;
• alleen het fysieke label controleren en de productpagina vergeten;
• registratie in één land verwarren met dekking in de hele EU;
• documenten opslaan zonder versie, product-ID, eigenaar of bewaartermijn;
• wijzigingen in componenten, software of leverancier niet opnieuw beoordelen;
• verkopen terwijl een wezenlijk open punt nog niet is opgelost.

Veelgestelde vragen over product compliance

Bestaat er één product-compliancecertificaat?

Nee. De vereiste bewijzen volgen uit de regels die op het concrete product van toepassing zijn. Soms volstaat zelfbeoordeling met een technisch dossier; soms zijn laboratoriumtests of een notified body nodig. Een generiek certificaat vervangt die juridische analyse niet.

Is een leveranciersverklaring voldoende?

Meestal niet als enig bewijs. Controleer wie de verklaring heeft opgesteld, op welk model en welke partij zij ziet, welke wetgeving en normen zijn genoemd en of rapporten en productdetails aansluiten. Als importeur of fabrikant houd je eigen verplichtingen, ook wanneer de leverancier documenten aanlevert.

Dekt CE-markering alle productregels?

Nee. CE dekt uitsluitend de toepasselijke harmonisatiewetgeving die CE voorschrijft. Andere verplichtingen kunnen daarnaast gelden, zoals GPSR-aspecten, REACH, WEEE, batterijen, verpakkingen, taalregels, online informatie en nationale registraties.

Wie is verantwoordelijk bij verkoop via een marktplaats?

Een marktplaats neemt jouw rol als fabrikant, importeur of distributeur niet automatisch over. De GPSR geeft online marktplaatsen eigen verplichtingen, maar elke marktdeelnemer behoudt zijn eigen taken. Controleer ook aanvullende eisen van het platform; die zijn geen vervanging voor wettelijke compliance.

Hoe vaak moet je een compliancedossier actualiseren?

Niet alleen op een vaste kalenderdatum. Herbeoordeel bij wets- of normwijzigingen, een nieuw verkoopland, aanpassing van ontwerp, materiaal, firmware, fabriek, verpakking of instructie, en bij klachten of incidenten. Plan daarnaast periodiek een dossiercontrole zodat verouderde contactgegevens, registraties en bewijsstukken worden gevonden.

Welke toezichthouder controleert product compliance?

Dat hangt af van product en regel. In Nederland houdt de NVWA toezicht op veel non-foodconsumentenproducten, terwijl onder meer ILT, Rijksinspectie Digitale Infrastructuur en Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd eigen domeinen hebben. Neem de bevoegde autoriteit per regel op in je eisenlijst.

Van losse documenten naar aantoonbare product compliance

Een product is niet compliant omdat er veel PDF’s in een map staan. Compliance ontstaat wanneer het echte product, de juiste regels, valide bewijs, actuele labels, een complete productpagina en werkende bedrijfsprocessen aantoonbaar op elkaar aansluiten. Begin bij de product- en roldefinitie, maak de eisen zichtbaar en laat inkoop, productontwikkeling, content en logistiek tegen dezelfde vrijgavecriteria werken.

Wil je snel ontdekken welke onderwerpen je voor een product moet uitzoeken? Doe de KeurMatch ProductCheck. Je krijgt een eerste indicatie van relevante productregels en kunt de uitkomst vervolgens onderbouwen met officiële bronnen en productspecifieke documentatie.

Officiële bronnen

• Your Europe: algemene productconformiteit en rollen in de keten;
• Your Europe: productvereisten identificeren;
• Blauwe Gids 2022 voor de uitvoering van de EU-productvoorschriften;
• Verordening (EU) 2023/988 inzake algemene productveiligheid;
• Verordening (EU) 2019/1020 inzake markttoezicht en conformiteit van producten;
• RVO: CE-markering, verantwoordelijkheden en productgroepen;
• NVWA: General Product Safety Regulation.

Inhoudelijk gecontroleerd op 30 september 2026. Deze uitleg is algemeen: de juiste verplichtingen hangen af van product, uitvoering, ketenrol en verkooplanden.