Categorie: Technische documentatie

Auteur: Roger · Gepubliceerd op 12 oktober 2026 · Laatst inhoudelijk bijgewerkt op 12 oktober 2026

Breng je verpakking of een verpakt product op de EU-markt, dan heb je onder de PPWR niet alleen een materiaal- of leveranciersspecificatie nodig. De fabrikant moet per verpakkingstype kunnen aantonen welke eisen gelden, een technisch verpakkingsdossier opbouwen en een EU-conformiteitsverklaring afgeven. Een importeur controleert dit vóór marktintroductie en bewaart de verklaring.

De verklaring is het ondertekende einddocument; het technische dossier bevat het bewijs erachter. Dit artikel gaat over die PPWR-documenten. Registratie en aangifte voor verpakkingsafval zijn een andere verplichting en staan uitgelegd in EPR voor verpakkingen in Nederland.

Wat is een PPWR-conformiteitsverklaring?

PPWR staat voor Packaging and Packaging Waste Regulation: Verordening (EU) 2025/40 betreffende verpakkingen en verpakkingsafval. Een PPWR-conformiteitsverklaring is de schriftelijke verklaring waarmee de fabrikant onder eigen verantwoordelijkheid bevestigt dat een duidelijk geïdentificeerd verpakkingstype voldoet aan de PPWR-eisen die erop van toepassing zijn. Het technische dossier onderbouwt die conclusie met ontwerpgegevens, materiaalinformatie, berekeningen en testresultaten.

Een concreet voorbeeld: een webshop laat onder eigen merk een glazen cosmeticapot met kunststof deksel en kartonnen omdoos produceren. Per verpakkingstype moet worden bepaald welke eisen gelden. De beschrijving, materiaalopbouw, tekeningen, relevante beoordelingen en testrapporten komen in het dossier. Pas wanneer de toepasselijke eisen zijn beoordeeld, tekent de fabrikant de verklaring.

Dit kan fabrikanten van lege verpakkingen, producenten van verpakte artikelen, private-labelbedrijven en bepaalde importeurs of distributeurs raken. De juridische rol moet per handelsroute worden vastgesteld. De fabrikant in het conformiteitshoofdstuk is bovendien niet automatisch dezelfde partij als de producent die voor EPR en verpakkingsafval moet registreren en rapporteren.

Sinds wanneer gelden deze documenten?

De PPWR is in het algemeen van toepassing sinds 12 augustus 2026. Artikel 15 verplicht fabrikanten vóór het op de markt brengen de conformiteitsbeoordeling van artikel 38 uit te voeren, de technische documentatie van Bijlage VII op te stellen en vervolgens de EU-conformiteitsverklaring van artikel 39 te maken.

Dat betekent niet dat iedere materiële PPWR-eis op dezelfde dag volledig inging. Eisen aan onder meer recyclebaarheid, gerecycled kunststof, etikettering, hergebruik en verpakkingsminimalisatie kennen eigen toepassingsdata, overgangsbepalingen en soms nog vast te stellen uitvoeringsregels. Neem daarom in het dossier een eisenmatrix per marktintroductiedatum op. Verklaar alleen conformiteit met de eisen die voor het betreffende verpakkingstype op dat moment daadwerkelijk gelden.

Wie stelt de verklaring op?

De fabrikant van de verpakking voert de conformiteitsbeoordeling uit of laat die namens hem uitvoeren. De verantwoordelijkheid blijft bij de fabrikant. Een leverancier van materialen of verpakkingsonderdelen moet de informatie verstrekken die de fabrikant nodig heeft, maar een leveranciersverklaring of laboratoriumrapport vervangt de EU-conformiteitsverklaring niet.

Private label en wijzigingen

Een importeur of distributeur die een verpakking onder de eigen naam of het eigen merk op de markt brengt, of een verpakking zo wijzigt dat de conformiteit kan worden beïnvloed, wordt volgens artikel 21 in beginsel als fabrikant behandeld. Er is een specifieke uitzondering voor bepaalde micro-ondernemingen wanneer hun leverancier in de EU is gevestigd. Leg daarom niet alleen vast wie heeft geproduceerd, maar ook onder wiens naam de verpakking wordt verkocht en wie ontwerp, materiaal of functie wijzigt.

Wat controleert een importeur?

Een importeur mag alleen conforme verpakkingen op de markt brengen. Vóór de marktintroductie controleert hij onder meer of de fabrikant de conformiteitsbeoordeling heeft uitgevoerd, de vereiste technische documentatie heeft opgesteld, de juiste informatie en labels zijn aangebracht en de benodigde documenten aanwezig zijn. De importeur bewaart een kopie van de verklaring en zorgt dat het technische dossier op verzoek beschikbaar kan worden gemaakt.

Welke documenten horen in het PPWR-dossier?

Bijlage VII gebruikt Module A: interne productiecontrole. De fabrikant beoordeelt dus zelf of het verpakkingstype aan de toepasselijke eisen voldoet en beheerst de productie zodat volgende exemplaren met het beoordeelde ontwerp overeenkomen. Een compleet dossier bevat waar van toepassing ten minste:

• Scope en identificatie: verpakkingstype, artikel- of modelcode, beoogd gebruik, verpakt product en relevante varianten;
• Rol- en eisenmatrix: juridische fabrikant, importeur, leveranciers en de toepasselijke onderdelen van artikelen 5 tot en met 12, inclusief ingangsdata en uitzonderingen;
• Ontwerpgegevens: conceptontwerp, maatvoering, productietekeningen en beschrijving van onderdelen en materialen;
• Materiaal- en gewichtsgegevens: stuklijst, materiaalsoorten, coatings, inkten, lijmen, sluitingen, gerecycled aandeel en gewichten per component;
• Technische onderbouwing: toegepaste geharmoniseerde normen, gemeenschappelijke specificaties of andere meet- en rekenmethoden;
• Beoordelingen: kwalitatieve beschrijving van de relevante beoordelingen voor recyclebaarheid, verpakkingsminimalisatie en herbruikbaarheid;
• Testrapporten en verklaringen van leveranciers: gekoppeld aan het exacte materiaal, de juiste uitvoering en de beoordeelde batch of productspecificatie;
• Productiebeheersing: inkomende controle, wijzigingsbeheer, toleranties, steekproeven en vrijgavecriteria;
• De ondertekende EU-conformiteitsverklaring: met documentnummer, versie en koppeling naar het juiste dossier.

Gebruik dezelfde identificatie in de stuklijst, tekeningen, rapporten en verklaring. Het algemene artikel over wat er in een technisch dossier hoort helpt bij documentbeheer; de PPWR vereist daarnaast de verpakkingsspecifieke onderdelen uit Bijlage VII.

Wat moet in de PPWR-conformiteitsverklaring staan?

Bijlage VIII geeft het model. Neem minimaal de volgende onderdelen op:

1. een identificatienummer van de verklaring;
2. naam en adres van de fabrikant en, indien van toepassing, de gemachtigde;
3. de verklaring dat het document onder de uitsluitende verantwoordelijkheid van de fabrikant wordt afgegeven;
4. een herleidbare identificatie en beschrijving van het verpakkingstype;
5. de toepasselijke EU-wetgeving en eventuele andere EU-handelingen waarvoor dezelfde verklaring wordt gebruikt;
6. referenties naar toegepaste geharmoniseerde normen, gemeenschappelijke specificaties of andere technische specificaties;
7. alleen indien van toepassing: gegevens en werkzaamheden van een aangemelde instantie en het afgegeven certificaat;
8. aanvullende informatie, plaats en datum, naam en functie van de bevoegde ondertekenaar en handtekening.

Maak de verklaring per verpakkingstype en houd haar actueel. Een familie van varianten kan alleen gezamenlijk worden gedekt wanneer de identificatie duidelijk is en dezelfde technische onderbouwing alle varianten omvat. Het algemene invulmodel voor een EU-conformiteitsverklaring helpt bij de structuur, maar voor PPWR moet je het model uit Bijlage VIII en de verpakkingsspecifieke eisen gebruiken.

Is de PPWR-verklaring een CE-certificaat?

Nee. De PPWR-conformiteitsverklaring is geen certificaat dat de Europese Commissie of een keuringsinstantie standaard afgeeft. Het is een verklaring van de fabrikant, ondersteund door het technische dossier. De PPWR verlangt bovendien geen CE-markering op de verpakking als bewijs van PPWR-conformiteit. Een CE-teken op een verpakking kan wel betrekking hebben op het verpakte product wanneer andere productwetgeving dat voorschrijft.

Als zowel de verpakking als het verpakte product onder EU-regels vallen die een verklaring vereisen, kan één samengesteld dossier of één verklaring voor meerdere toepasselijke EU-handelingen mogelijk zijn. Houd de scope dan glashelder: welke onderdelen gaan over de verpakking en welke over het product?

Praktijkvoorbeeld voor een importerende webshop

Een Nederlandse webshop importeert verzorgingsproducten uit China. De verpakking bestaat uit een glazen pot, kunststof sluiting, etiket, kartonnen verkoopdoos en een verzenddoos die de webshop zelf toevoegt.

1. De webshop identificeert elk verpakkingstype en legt vast wie juridisch fabrikant is.
2. De buitenlandse fabrikant levert tekeningen, materiaalspecificaties, gewichten en relevante testrapporten.
3. De toepasselijke PPWR-eisen en data worden per onderdeel in een matrix gezet; contactgevoelige verpakking wordt ook tegen de toepasselijke productwetgeving beoordeeld.
4. De fabrikant stelt het technische dossier en de PPWR-conformiteitsverklaring op. Verkoopt de webshop de verpakking onder eigen merk of wijzigt zij die relevant, dan moet zij beoordelen of zij zelf fabrikant wordt.
5. De webshop controleert modelmatch, verklaring, identificatie en fabrikantgegevens vóór de eerste verkoop en archiveert de juiste versie.
6. De extra verzenddoos wordt als afzonderlijk verpakkingstype beoordeeld en aan het dossier- en EPR-proces gekoppeld.

Hoe lang bewaar je verklaring en dossier?

Voor eenmalige verpakking geldt vijf jaar vanaf het op de markt brengen. Voor herbruikbare verpakking geldt tien jaar. De fabrikant bewaart de technische documentatie en verklaring; de importeur bewaart een kopie van de verklaring en zorgt dat het technische dossier op verzoek beschikbaar is. Koppel iedere versie aan de periode waarin zij gold. Meer algemene aandachtspunten staan in hoe lang je technische documentatie bewaart.

Wanneer moet je het dossier bijwerken?

Herbeoordeel het dossier bij wijzigingen in materiaal, gewicht, coating, inkt, lijm, sluiting, afmetingen, leverancier, beoogd gebruik, productieproces, normen of wettelijke eisen. De PPWR verlangt dat serieproductie conform blijft. Als een wijziging de uitkomst kan beïnvloeden, voer je de conformiteitsbeoordeling opnieuw uit en werk je de verklaring bij vóór de gewijzigde verpakking op de markt komt.

Praktisch stappenplan

1. Maak een verpakkingenregister. Geef ieder verpakkingstype en iedere relevante variant een vaste code.
2. Bepaal de marktdeelnemersrol. Leg fabrikant, importeur, distributeur, EPR-producent en eventuele gemachtigde afzonderlijk vast.
3. Bouw een eisenmatrix. Noteer per eis de juridische bron, toepassingsdatum, uitzonderingen, bewijsstuk en verantwoordelijke.
4. Vraag ontbrekend bewijs op. Accepteer geen generieke verklaring als materiaalcode, verpakkingstype of rapportreferentie niet overeenkomt.
5. Beoordeel en documenteer. Leg berekeningen, testmethoden, resultaten en conclusies vast in het technische dossier.
6. Stel de verklaring op. Gebruik Bijlage VIII, laat bevoegd ondertekenen en beheer documentnummer en revisie.
7. Controleer vóór vrijgave. Vergelijk verpakking, dossier, labels, fabrikant- en importeursgegevens en verklaring.
8. Bewaar en monitor wijzigingen. Richt een trigger in voor leveranciers-, ontwerp- en wetswijzigingen.

Veelgestelde vragen

Moet de PPWR-conformiteitsverklaring met iedere verpakking meegaan?

De verordening verlangt dat de verklaring wordt opgesteld, bewaard en op verzoek aan autoriteiten beschikbaar wordt gemaakt. Of een specifiek document fysiek of digitaal moet meegaan, hangt ook af van andere toepasselijke regels en van de vereiste begeleidende documenten. Verwar beschikbaarheid voor toezicht niet met een standaardplicht om een papieren kopie in ieder pakket te stoppen.

Kan een leveranciersverklaring het technische dossier vervangen?

Nee. Een leveranciersverklaring kan bewijs leveren over een materiaal of onderdeel, maar de fabrikant moet zelf een compleet dossier voor het verpakkingstype opstellen en de samenhang beoordelen.

Heb je voor PPWR altijd een aangemelde instantie nodig?

Nee. Bijlage VII gebruikt interne productiecontrole. De fabrikant draagt de verantwoordelijkheid. Het model noemt een aangemelde instantie alleen waar die van toepassing is, bijvoorbeeld door een andere relevante EU-regel.

Mag één verklaring meerdere verpakkingsvarianten dekken?

Dat kan als alle varianten ondubbelzinnig zijn geïdentificeerd en dezelfde conformiteitsonderbouwing ze daadwerkelijk dekt. Leg verschillen vast in een variantenmatrix. Een andere materiaalopbouw of functie kan een aparte beoordeling en verklaring vereisen.

Is de PPWR-verklaring hetzelfde als Verpact-registratie?

Nee. De PPWR-verklaring gaat over de conformiteit van de verpakking. Verpact-registratie en aangifte horen bij de Nederlandse uitgebreide producentenverantwoordelijkheid voor verpakkingsafval. Eén onderneming kan beide processen moeten uitvoeren, maar de documenten zijn niet uitwisselbaar.

Breng je verpakkingsdocumenten systematisch in kaart

Met de KeurMatch ProductCheck krijg je een eerste overzicht van de product- en verpakkingsregels die bij je assortiment kunnen horen. Gebruik daarna per verpakkingstype een eisenmatrix om verklaring, dossier, labels en EPR-verplichtingen uit elkaar te houden én aan elkaar te koppelen.

Officiële bronnen

• EUR-Lex – Verordening (EU) 2025/40 betreffende verpakkingen en verpakkingsafval, met name artikelen 15 tot en met 21, 38, 39, 70 en 71 en Bijlagen VII en VIII.
• Europese Commissie – Guidance document for Regulation (EU) 2025/40.
• Europese Commissie – Packaging waste en de PPWR.
• Your Europe – technische documentatie voorbereiden.
• Your Europe – een EU-conformiteitsverklaring ondertekenen.

Bronnen gecontroleerd op 12 oktober 2026. De PPWR wordt gefaseerd toegepast; controleer per verpakkingstype en marktintroductiedatum welke eisen, overgangsbepalingen en uitvoeringshandelingen gelden.

Laatst inhoudelijk bijgewerkt op 7 oktober 2026

Wat is technische documentatie?

Technische documentatie is het dossier waarin een fabrikant onderbouwt dat een product aan de toepasselijke eisen voldoet. Denk aan productbeschrijving, tekeningen, risicobeoordeling, testresultaten en informatie over gebruikte normen. Zo kan een toezichthouder controleren hoe de veiligheid en conformiteit zijn beoordeeld.

Voorbeeld: Voor een elektrische lamp kunnen het ontwerp, testrapporten en de EU-conformiteitsverklaring belangrijk zijn. De juiste bewaartermijn hangt af van de toepasselijke productwetgeving.

De hoofdregel is vaak tien jaar

Volgens de Blue Guide 2022 moet technische documentatie in beginsel tien jaar worden bewaard vanaf het op de markt brengen, tenzij de toepasselijke EU-harmonisatiewetgeving uitdrukkelijk een andere duur voorschrijft. Artikel 9 GPSR gebruikt voor de technische documentatie van consumentenproducten eveneens tien jaar.

De fiscale bewaartermijn van de administratie is geen vervanging voor deze productrechtelijke plicht. Beide regimes hebben een ander doel en kunnen naast elkaar gelden.

Wanneer begint de bewaartermijn?

De termijn begint wanneer het individuele product voor het eerst op de EU-markt beschikbaar wordt gesteld. Bij serieproductie telt de termijn daarom niet alleen vanaf de eerste introductie van het model. De Blue Guide koppelt de periode aan ieder afzonderlijk product dat door het dossier wordt gedekt.

Welke stukken horen in het bewaararchief?

Technische documentatie is meer dan één certificaat. Afhankelijk van product en regelgeving bewaar je onder meer:

• productbeschrijving, tekeningen, schema’s en specificaties;
• model-, batch- en serienummerstructuur;
• risicoanalyse en gekozen beheersmaatregelen;
• toegepaste verordeningen, richtlijnen en normen;
• berekeningen, testplannen, testrapporten en certificaten;
• EU-conformiteitsverklaring en informatie van aangemelde instanties;
• labels, verpakkingen, waarschuwingen en markeringen;
• handleidingen en relevante taalversies;
• kritieke onderdelen en leveranciersverklaringen;
• wijzigingen, klachten, incidenten en corrigerende maatregelen.

Gebruik de volledige checklist voor wat in een technisch dossier hoort en controleer de EU-conformiteitsverklaring.

Wie is verantwoordelijk voor het bewaren?

Fabrikant

De fabrikant stelt het dossier op en houdt het gedurende de wettelijke termijn beschikbaar. Uitbesteden van ontwerp, productie of tests verandert die verantwoordelijkheid niet. Bij verkoop onder eigen merk kan de webshop zelf fabrikant worden; lees wanneer private label fabrikantverplichtingen oplevert.

Importeur

Bij veel CE-regels bewaart de importeur minimaal een kopie van de EU-conformiteitsverklaring en zorgt hij dat het volledige dossier op verzoek beschikbaar komt. Onder de GPSR controleert de importeur vóór marktintroductie of de fabrikant de vereiste documentatie heeft opgesteld.

Een belofte dat de leverancier later documenten zal opsturen is kwetsbaar. Leg toegang contractueel vast en test of het dossier werkelijk beschikbaar is. Zie ook de verplichtingen van importeurs.

Distributeur en webshop

Een gewone distributeur hoeft meestal niet het volledige dossier te bewaren, maar moet zorgvuldig handelen, traceerbaarheidsinformatie behouden en met toezichthouders meewerken. Vervult dezelfde onderneming ook de rol van fabrikant of importeur, dan gelden die zwaardere plichten.

GPSR: tien jaar dossier en zes jaar keteninformatie

De GPSR bevat twee termijnen die vaak worden verward. De fabrikant bewaart technische documentatie tien jaar. Daarnaast moeten marktdeelnemers volgens artikel 18 gedurende zes jaar kunnen aangeven van wie zij producten ontvingen en aan wie zij producten leverden.

Inkoop- en verkoopgegevens vervangen dus geen risicoanalyses of testrapporten. Verbind beide archieven via product-, model- en batchnummers.

Afwijkende productspecifieke termijnen

Ga niet uit van “CE is altijd tien jaar”. Productspecifieke wetgeving kan afwijken. De EU-verordening voor bepaalde bemestingsproducten gebruikt bijvoorbeeld vijf jaar. Eén product kan bovendien onder meerdere regels vallen.

Maak daarom per product een wettelijke matrix en hanteer voor het gezamenlijke dossier praktisch de langste toepasselijke termijn, tenzij een wet afzonderlijke eisen stelt. Controleer ook overgangsrecht wanneer regels tijdens de verkoopperiode wijzigen.

Productwijzigingen en versiebeheer

Een wijziging van materiaal, leverancier, firmware, norm, label of waarschuwing kan een nieuwe dossier-versie vereisen. Overschrijf de oude versie niet. Bewaar:

• oude en nieuwe versies met datum en nummer;
• reden en risicobeoordeling van de wijziging;
• betrokken batches of serienummers;
• nieuwe tests of de onderbouwing waarom hertesten niet nodig was;
• bijgewerkte verklaring, labels en handleiding;
• de interne vrijgave.

Mag je het dossier alleen digitaal bewaren?

Digitale opslag is geschikt zolang bestanden authentiek, volledig, leesbaar, beveiligd en snel beschikbaar zijn. De verantwoordelijke marktdeelnemer moet de informatie na een gemotiveerd verzoek aan de bevoegde autoriteit kunnen leveren.

Gebruik toegangsbeheer, back-ups en exportmogelijkheden. Alleen een link naar een leveranciersportal is onvoldoende robuust wanneer het account na beëindiging van de samenwerking kan verdwijnen.

Praktische archiefprocedure

1. Geef elke productfamilie een uniek dossiernummer.
2. Koppel modellen en batches aan een dossier-versie.
3. Leg toepasselijke wetgeving en bewaartermijn vast.
4. Registreer de eerste en laatste marktintroductiedatum.
5. Bewaar originele rapporten, verklaringen en vertalingen.
6. Gebruik gecontroleerde definitieve versies en een wijzigingslog.
7. Maak minimaal één onafhankelijke back-up.
8. Test jaarlijks of dossiers vindbaar en exporteerbaar zijn.
9. Regel overdracht bij overname of bedrijfsbeëindiging.
10. Verwijder pas na controle van alle toepasselijke termijnen.

Veelgemaakte fouten

• de fiscale termijn als productrechtelijke termijn gebruiken;
• tien jaar tellen vanaf de eerste modelintroductie;
• alleen de conformiteitsverklaring en niet het dossier bewaren;
• oude dossier-versies overschrijven;
• geen koppeling tussen dossier en batch vastleggen;
• vertrouwen op tijdelijke leveranciersportals;
• afwijkende productspecifieke termijnen vergeten;
• de zesjarige GPSR-ketenadministratie verwarren met het tienjarige dossier;
• geen regeling treffen bij overname of bedrijfsbeëindiging.

FAQ

Officiële bronnen

Dit artikel is gecontroleerd op 29 augustus 2026 aan de hand van de geconsolideerde Algemene Productveiligheidsverordening (EU) 2023/988, met name artikelen 9 en 18, de officiële Blue Guide 2022, de Europese uitleg over algemene productcompliance en als voorbeeld van een afwijkende termijn Verordening (EU) 2019/1009 voor bemestingsproducten.

Laatst inhoudelijk bijgewerkt op 7 oktober 2026

Wat is productdocumentatie?

Productdocumentatie is de verzameling gegevens waarmee je kunt aantonen wat een product is, wie ervoor verantwoordelijk is en of het aan de toepasselijke regels voldoet. Denk aan een EU-conformiteitsverklaring, testgegevens, veiligheidsinformatie of etiketten, afhankelijk van de productcategorie.

Voorbeeld: Als bol.com om documenten bij een elektrische lamp vraagt, is niet ieder document met ‘CE’ in de naam bruikbaar. Je moet controleren welke informatie voor juist die lamp nodig is.

Waarom vraagt bol om productdocumentatie?

Bol moet als online platform zelf aan Europese verplichtingen voldoen en handhaaft daarnaast eigen assortimentsbeleid. Voor verkopers betekent dit dat bepaalde wettelijk verplichte productinformatie in het verkoopaccount aanwezig moet zijn. Op het Partnerplatform meldt bol dat het sinds 2026 gefaseerd artikelen offline haalt wanneer bepaalde verplichte informatie ontbreekt. Het gaat onder meer om fabrikantgegevens, gegevens van de verantwoordelijke marktdeelnemer in de EU en — voor relevante producten — energielabels en aanvullende productdocumentatie.

Daarnaast kan bol bij specifieke productgroepen of bij een veiligheidscontrole om bewijs vragen dat het aangeboden product aan de toepasselijke regels voldoet. Welke stukken nodig zijn, hangt dus niet alleen af van bol, maar vooral van de productwetgeving die op jouw product van toepassing is.

Stap 1: lees het verzoek letterlijk en koppel het aan één product

Noteer EAN, merk, modelnummer, productgroep en de exacte melding in het verkoopaccount of de e-mail. Een veelgemaakte fout is dat een leverancier een generiek document opstuurt voor een productfamilie, terwijl bol bewijs vraagt voor één concreet model.

Stap 2: bepaal jouw rol

Ben je alleen wederverkoper van een product van een EU-fabrikant, importeer je zelf uit China of verkoop je onder je eigen merk? Dat verschil is essentieel. Een importeur moet controleren dat de fabrikant zijn verplichtingen heeft uitgevoerd en moet voor relevante CE-producten onder meer kunnen beschikken over de vereiste conformiteitsdocumentatie. Wie een product onder eigen naam of merk laat maken, kan voor productwetgeving zelf als fabrikant gelden.

Neem daarom niet automatisch de documenten van de fabriek over. Controleer of jouw eigen handelsmodel — import, private label of distributie — in de documenten en op het product correct terugkomt.

Stap 3: bouw een dossier dat model voor model klopt

Een goed productdossier is traceerbaar. Je moet kunnen zien welk bewijs bij welk model, welke leverancier en welke productversie hoort. Praktisch betekent dit dat je per model ten minste een map of dossierstructuur maakt met:

• productspecificatie en duidelijke modelidentificatie;
• gegevens van fabrikant, importeur en andere relevante marktdeelnemers;
• foto’s van product, typeplaatje, verpakking en waarschuwingen;
• handleiding en veiligheidsinstructies in de vereiste taal;
• toepasselijke EU-wetgeving en gebruikte normen;
• EU-conformiteitsverklaring wanneer de productwetgeving die vereist;
• volledige relevante testrapporten, niet alleen een certificaatvoorblad;
• energielabel, productinformatieblad en EPREL-gegevens wanneer van toepassing;
• versie- en wijzigingsinformatie als componenten, software of materialen veranderen.

Een “CE Certificate” is vaak niet het antwoord

Veel leveranciers sturen bij een documentverzoek een PDF met de titel “CE Certificate”. Dat document kan nuttig zijn, maar is niet automatisch de wettelijk vereiste EU-conformiteitsverklaring en bewijst ook niet dat alle relevante eisen zijn afgedekt. Vergelijk altijd het productmodel, de fabrikant, de toegepaste wetgeving, normnummers en de onderliggende testrapporten.

Bol heeft voor bepaalde CE-productinformatie een afzonderlijk uploadproces. Op het Partnerplatform staat bijvoorbeeld dat de CE-markering als document of URL kan worden toegevoegd en dat een geüpload bestand als PDF aan specifieke bestandsvoorwaarden moet voldoen. Dat platformvereiste staat los van de inhoudelijke vraag of jouw CE-onderbouwing juridisch klopt.

Stap 4: controleer vóór het uploaden vijf punten

1. Modelmatch: staat exact hetzelfde model- of typenummer in document en aanbod?
2. Fabrikantmatch: is duidelijk welke juridische entiteit fabrikant is?
3. Reikwijdte: dekt het document alle relevante functies en varianten?
4. Actualiteit: passen normversies, productversie en datum nog bij het verkochte product?
5. Volledigheid: stuur niet alleen losse voorbladen wanneer volledige rapporten of verklaringen nodig zijn.

Wat als het artikel al offline staat?

Controleer in het verkoopaccount welke verplichte informatie ontbreekt en kijk ook naar de feedback op productinformatiewijzigingen. Bol geeft aan dat wijzigingen niet altijd direct zichtbaar zijn en dat verwerking tijd kan kosten. Bij gedeelde productpagina’s kan bovendien productinformatie van meerdere aanbieders worden gecombineerd. Bewaar daarom bewijs van wat je hebt aangeleverd en controleer na verwerking opnieuw of het juiste document daadwerkelijk aan het juiste artikel is gekoppeld.

Is de aanvraag inhoudelijk onduidelijk, vraag dan niet “welk certificaat willen jullie?”, maar benoem het EAN/model en vraag welk specifiek attribuut of bewijs ontbreekt. Dat voorkomt dat je willekeurige documenten gaat verzamelen.

Veelgemaakte fouten

• documenten opsturen van een vergelijkbaar maar ander model;
• alleen een keurmerklogo of certificaatvoorblad aanleveren;
• een EU-conformiteitsverklaring gebruiken die een andere fabrikant noemt;
• oude testrapporten gebruiken terwijl kritieke componenten zijn gewijzigd;
• CE-documenten aanleveren voor een product dat niet onder CE-wetgeving valt;
• fabrikant- of EU-marktdeelnemergegevens alleen in een afbeelding zetten terwijl bol specifieke velden verlangt;
• een Engelstalige handleiding gebruiken wanneer voor de Nederlandse markt begrijpelijke veiligheidsinformatie in het Nederlands nodig is;
• een energielabel uploaden zonder te controleren of het label bij hetzelfde EPREL-model hoort.

Checklist vóór je reageert op een documentverzoek

• EAN, modelnummer en leverancier vastgesteld;
• jouw rol bepaald: fabrikant, importeur of distributeur;
• toepasselijke productwetgeving gecontroleerd;
• gevraagde bol-attributen apart van juridische documentatie beoordeeld;
• modelnummers en fabrikantnamen op alle documenten vergeleken;
• volledige rapporten aanwezig waar dat nodig is;
• handleiding, waarschuwingen en labels gecontroleerd;
• EPREL en energielabel gecontroleerd indien van toepassing;
• upload/status in het verkoopaccount na verwerking opnieuw gecontroleerd.

FAQ

Officiële bronnen

Dit artikel is gecontroleerd op 17 augustus 2026 aan de hand van bol Partnerplatform over GPSR, bol over wettelijk verplichte productinformatie, bol over het toevoegen van CE-markering, bol over handleidingen en de toepasselijke EU-productwetgeving. De precieze verplichtingen verschillen per product en rol.

Laatst inhoudelijk bijgewerkt op 7 oktober 2026

Wat is een technisch dossier?

Een technisch dossier is de verzameling documenten waarmee een fabrikant onderbouwt hoe een product voldoet aan de regels die erop van toepassing zijn. Denk aan ontwerpgegevens, een risicobeoordeling, testresultaten en informatie over toegepaste normen. Het is niet simpelweg een map met willekeurige certificaten.

Voorbeeld: Voor een elektrische lamp kan het dossier onder meer tekeningen, gegevens over onderdelen en veiligheidscontroles bevatten. Zo wordt duidelijk op welk product de conformiteitsbeoordeling betrekking heeft.

Waarvoor dient technische documentatie?

Technische documentatie beschrijft ontwerp, fabricage en werking van een product en toont aan hoe aan de relevante EU-eisen is voldaan. Zij ondersteunt de conformiteitsbeoordeling en, wanneer CE van toepassing is, de EU-conformiteitsverklaring.

Welke onderdelen horen meestal in het dossier?

• een duidelijke product- en modelidentificatie;
• ontwerp- en productietekeningen, schema’s en specificaties;
• een overzicht van toegepaste wetgeving en relevante normen;
• een risicoanalyse met gekozen beheersmaatregelen;
• testrapporten, berekeningen en materiaal- of leveranciersverklaringen;
• labels, verpakking, waarschuwingen en gebruiksaanwijzingen;
• informatie over kwaliteitscontrole en productieconsistentie;
• de EU-conformiteitsverklaring, wanneer die vereist is.

Moeten alle onderdelen getest worden?

Niet automatisch. De juiste bewijsroute hangt af van het product, de toepasselijke wetgeving, normen en het risicoprofiel. Soms zijn laboratoriumtests nodig, soms kunnen berekeningen, ontwerpcontroles of geldige componentrapporten een deel onderbouwen. De koppeling met het exacte eindproduct moet wel aantoonbaar zijn.

Kan ik rapporten van mijn leverancier gebruiken?

Ja, maar controleer of het rapport daadwerkelijk hoort bij jouw model, merk, materialen, componenten en versie. Let ook op het testlaboratorium, de gebruikte normversie, eventuele afwijkingen en de vraag of wijzigingen sinds de test de uitkomst beïnvloeden.

Wie stelt het dossier samen?

De wettelijke verantwoordelijkheid blijft bij de fabrikant. Specialisten, laboratoria en documentatiedeskundigen kunnen onderdelen uitvoeren of beoordelen, maar nemen die eindverantwoordelijkheid niet automatisch over. Bij private label kan de verkoper onder eigen merk zelf fabrikantverplichtingen krijgen.

Hoe lang moet je het bewaren?

Voor veel CE-regimes geldt een bewaartermijn van tien jaar nadat het product op de markt is gebracht. Controleer altijd de specifieke productwetgeving, want uitzonderingen zijn mogelijk. Het dossier moet bovendien worden bijgewerkt als product, leverancier, norm of regelgeving verandert.

Een werkbare dossierstructuur

1. Productidentiteit en versies
2. Rollen en marktdeelnemers
3. Toepasselijke wetgeving en normen
4. Risicoanalyse
5. Ontwerp- en materiaaldocumentatie
6. Test- en bewijsstukken
7. Labels, verpakking en instructies
8. Conformiteitsverklaring en wijzigingslog

Lees ook hoe lang je technische documentatie moet bewaren voor de bewaartermijn en praktische aandachtspunten.

Officiële bron: Your Europe over technische documentatie.