Laatst inhoudelijk bijgewerkt op 7 oktober 2026
Wat is productdocumentatie?
Productdocumentatie is de verzameling gegevens waarmee je kunt aantonen wat een product is, wie ervoor verantwoordelijk is en of het aan de toepasselijke regels voldoet. Denk aan een EU-conformiteitsverklaring, testgegevens, veiligheidsinformatie of etiketten, afhankelijk van de productcategorie.
Voorbeeld: Als bol.com om documenten bij een elektrische lamp vraagt, is niet ieder document met ‘CE’ in de naam bruikbaar. Je moet controleren welke informatie voor juist die lamp nodig is.
Waarom vraagt bol om productdocumentatie?
Bol moet als online platform zelf aan Europese verplichtingen voldoen en handhaaft daarnaast eigen assortimentsbeleid. Voor verkopers betekent dit dat bepaalde wettelijk verplichte productinformatie in het verkoopaccount aanwezig moet zijn. Op het Partnerplatform meldt bol dat het sinds 2026 gefaseerd artikelen offline haalt wanneer bepaalde verplichte informatie ontbreekt. Het gaat onder meer om fabrikantgegevens, gegevens van de verantwoordelijke marktdeelnemer in de EU en — voor relevante producten — energielabels en aanvullende productdocumentatie.
Daarnaast kan bol bij specifieke productgroepen of bij een veiligheidscontrole om bewijs vragen dat het aangeboden product aan de toepasselijke regels voldoet. Welke stukken nodig zijn, hangt dus niet alleen af van bol, maar vooral van de productwetgeving die op jouw product van toepassing is.
Stap 1: lees het verzoek letterlijk en koppel het aan één product
Noteer EAN, merk, modelnummer, productgroep en de exacte melding in het verkoopaccount of de e-mail. Een veelgemaakte fout is dat een leverancier een generiek document opstuurt voor een productfamilie, terwijl bol bewijs vraagt voor één concreet model.
| Verzoek of melding | Wat je doorgaans moet controleren |
|---|---|
| CE-markering ontbreekt | Is CE voor dit product verplicht? Zo ja: klopt de markering op product, verpakking of begeleidend document en vraagt bol om een PDF/foto? |
| Fabrikantgegevens ontbreken | Juridische naam, volledig postadres en elektronisch contactadres van de fabrikant. |
| Verantwoordelijke marktdeelnemer ontbreekt | Naam, handelsnaam of merk en post- en elektronisch adres van de verantwoordelijke partij in de EU, indien vereist. |
| Handleiding of waarschuwingen | Versie, taal, productmodel en veiligheidsinformatie moeten bij het daadwerkelijk verkochte product passen. |
| Energielabel/productinformatieblad | Alleen voor productgroepen waarop specifieke EU-energielabelregels van toepassing zijn; controleer model en EPREL-gegevens. |
| Conformiteits- of testdocumentatie | EU-conformiteitsverklaring, volledige relevante testrapporten en eventuele andere productspecifieke bewijsstukken. |
Stap 2: bepaal jouw rol
Ben je alleen wederverkoper van een product van een EU-fabrikant, importeer je zelf uit China of verkoop je onder je eigen merk? Dat verschil is essentieel. Een importeur moet controleren dat de fabrikant zijn verplichtingen heeft uitgevoerd en moet voor relevante CE-producten onder meer kunnen beschikken over de vereiste conformiteitsdocumentatie. Wie een product onder eigen naam of merk laat maken, kan voor productwetgeving zelf als fabrikant gelden.
Neem daarom niet automatisch de documenten van de fabriek over. Controleer of jouw eigen handelsmodel — import, private label of distributie — in de documenten en op het product correct terugkomt.
Stap 3: bouw een dossier dat model voor model klopt
Een goed productdossier is traceerbaar. Je moet kunnen zien welk bewijs bij welk model, welke leverancier en welke productversie hoort. Praktisch betekent dit dat je per model ten minste een map of dossierstructuur maakt met:
- productspecificatie en duidelijke modelidentificatie;
- gegevens van fabrikant, importeur en andere relevante marktdeelnemers;
- foto’s van product, typeplaatje, verpakking en waarschuwingen;
- handleiding en veiligheidsinstructies in de vereiste taal;
- toepasselijke EU-wetgeving en gebruikte normen;
- EU-conformiteitsverklaring wanneer de productwetgeving die vereist;
- volledige relevante testrapporten, niet alleen een certificaatvoorblad;
- energielabel, productinformatieblad en EPREL-gegevens wanneer van toepassing;
- versie- en wijzigingsinformatie als componenten, software of materialen veranderen.
Een “CE Certificate” is vaak niet het antwoord
Veel leveranciers sturen bij een documentverzoek een PDF met de titel “CE Certificate”. Dat document kan nuttig zijn, maar is niet automatisch de wettelijk vereiste EU-conformiteitsverklaring en bewijst ook niet dat alle relevante eisen zijn afgedekt. Vergelijk altijd het productmodel, de fabrikant, de toegepaste wetgeving, normnummers en de onderliggende testrapporten.
Bol heeft voor bepaalde CE-productinformatie een afzonderlijk uploadproces. Op het Partnerplatform staat bijvoorbeeld dat de CE-markering als document of URL kan worden toegevoegd en dat een geüpload bestand als PDF aan specifieke bestandsvoorwaarden moet voldoen. Dat platformvereiste staat los van de inhoudelijke vraag of jouw CE-onderbouwing juridisch klopt.
Stap 4: controleer vóór het uploaden vijf punten
- Modelmatch: staat exact hetzelfde model- of typenummer in document en aanbod?
- Fabrikantmatch: is duidelijk welke juridische entiteit fabrikant is?
- Reikwijdte: dekt het document alle relevante functies en varianten?
- Actualiteit: passen normversies, productversie en datum nog bij het verkochte product?
- Volledigheid: stuur niet alleen losse voorbladen wanneer volledige rapporten of verklaringen nodig zijn.
Praktijkvoorbeeld: draadloze oplader
Stel dat bol aanvullende veiligheidsinformatie vraagt voor een draadloze oplader die je uit China importeert. Controleer dan niet alleen of ergens een CE-logo staat. Leg eerst vast welke EU-regels door de functies van het product geraakt worden. Vergelijk vervolgens de EU-conformiteitsverklaring met de testrapporten, het exacte model, de gebruikte adapter en de verpakking. Controleer fabrikant- en importeursgegevens en zorg dat de online productinformatie en handleiding hetzelfde product beschrijven. Een generiek document voor “wireless chargers” is onvoldoende als niet duidelijk is dat jouw model daaronder valt.
Wat als het artikel al offline staat?
Controleer in het verkoopaccount welke verplichte informatie ontbreekt en kijk ook naar de feedback op productinformatiewijzigingen. Bol geeft aan dat wijzigingen niet altijd direct zichtbaar zijn en dat verwerking tijd kan kosten. Bij gedeelde productpagina’s kan bovendien productinformatie van meerdere aanbieders worden gecombineerd. Bewaar daarom bewijs van wat je hebt aangeleverd en controleer na verwerking opnieuw of het juiste document daadwerkelijk aan het juiste artikel is gekoppeld.
Is de aanvraag inhoudelijk onduidelijk, vraag dan niet “welk certificaat willen jullie?”, maar benoem het EAN/model en vraag welk specifiek attribuut of bewijs ontbreekt. Dat voorkomt dat je willekeurige documenten gaat verzamelen.
Veelgemaakte fouten
- documenten opsturen van een vergelijkbaar maar ander model;
- alleen een keurmerklogo of certificaatvoorblad aanleveren;
- een EU-conformiteitsverklaring gebruiken die een andere fabrikant noemt;
- oude testrapporten gebruiken terwijl kritieke componenten zijn gewijzigd;
- CE-documenten aanleveren voor een product dat niet onder CE-wetgeving valt;
- fabrikant- of EU-marktdeelnemergegevens alleen in een afbeelding zetten terwijl bol specifieke velden verlangt;
- een Engelstalige handleiding gebruiken wanneer voor de Nederlandse markt begrijpelijke veiligheidsinformatie in het Nederlands nodig is;
- een energielabel uploaden zonder te controleren of het label bij hetzelfde EPREL-model hoort.
Checklist vóór je reageert op een documentverzoek
- EAN, modelnummer en leverancier vastgesteld;
- jouw rol bepaald: fabrikant, importeur of distributeur;
- toepasselijke productwetgeving gecontroleerd;
- gevraagde bol-attributen apart van juridische documentatie beoordeeld;
- modelnummers en fabrikantnamen op alle documenten vergeleken;
- volledige rapporten aanwezig waar dat nodig is;
- handleiding, waarschuwingen en labels gecontroleerd;
- EPREL en energielabel gecontroleerd indien van toepassing;
- upload/status in het verkoopaccount na verwerking opnieuw gecontroleerd.
FAQ
Kan bol mijn artikel offline halen als informatie ontbreekt?
Ja. Bol meldt dat het verplichte productinformatie gefaseerd handhaaft en artikelen offline kan halen wanneer vereiste gegevens ontbreken. Welke eisen gelden, hangt af van de productgroep en het betreffende beleid.
Is een CE-markering voldoende bewijs?
Nee. De markering is het zichtbare resultaat van een conformiteitsproces. De onderliggende technische documentatie en, waar vereist, de EU-conformiteitsverklaring moeten inhoudelijk kloppen.
Moet ik altijd testrapporten aan bol sturen?
Nee. Dat hangt af van het concrete verzoek en de productgroep. Bewaar relevante testrapporten wel in je eigen productdossier, zodat je kunt onderbouwen waarom het product aan de toepasselijke eisen voldoet.
Wat als mijn leverancier geen volledige documenten geeft?
Dat is een serieus waarschuwingssignaal. Als je jouw verplichtingen als importeur of fabrikant daardoor niet kunt onderbouwen, moet je beoordelen of je het product wel veilig en rechtmatig op de EU-markt kunt aanbieden.
Waar zie ik welke bol-informatie ontbreekt?
Controleer de productinformatie en feedback in het verkoopaccount. Voor meerdere artikelen kan de bulk editor helpen om ontbrekende verplichte velden te vinden.
Officiële bronnen
Dit artikel is gecontroleerd op 17 augustus 2026 aan de hand van bol Partnerplatform over GPSR, bol over wettelijk verplichte productinformatie, bol over het toevoegen van CE-markering, bol over handleidingen en de toepasselijke EU-productwetgeving. De precieze verplichtingen verschillen per product en rol.